Penulis : Agustinus Haryono
Sekretaris Jenderal ICoPI

 

Mengacu pada SNI ISO 19600 : 2014 Sistem Manajemen Kepatuhan – Pedoman digambarkan adanya suatu bagan alur sistem manajemen kepatuhan. Pada kesempatan ini penulis akan menguraikan isi pada bagian Peningkatan yang ada dalam bagan alur sistem tersebut yang meliputi :

1. Ketidaksesuaian, ketidakpatuhan dan tindakan korektif (10.1)

Saat ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan terjadi, organisasi sebaiknya :

  1. Bereaksi terhadap ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan serta jika dapat diterapkan mengambil tindakan untuk mengendalikan dan memperbaikinya dan/atau mengelola konsekuensi;
  2. Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab akar ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan, agar hal ini tidak terulang atau terjadi ditempat lain;
  3. Melaksanakan tindakan apa pun yang diperlukan;
  4. Meninjau keefektifan tindakan korektif yang dilakukan;
  5. Membuat perubahan pada sistem manajemen kepatuhan jika diperlukan.

Mengevaluasi kebutuhan tindakan untuk menghilangkan penyebab akar ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan, agar hal ini tidak terulang atau terjadi di tempat lain, dengan cara :

  • Peninjauan ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan;
  • Penentuan penyebab dari ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan;
  • Penentuan jika ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan yang serupa ada atau berpotensi terjadi.

Kegagalan untuk mencegah atau mendeteksi satu ketidakpatuhan tidak berarti sistem manajemen kepatuhan secara umum tidak efektif dalam mencegah dan mendeteksi ketidakpatuhan.

Tindakan korektif sebaiknya sesuai dengan efek ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan yang dihadapi. Organisasi sebaiknya menyimpan informasi terdokumentasi sebagai bukti :

  • Sifat dari ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan dan tindakan berikutnya yang diambil;
  • Hasil tindakan korektif.

Informasi dari analisis ketidaksesuaian dan/atau ketidakpatuhan dapat digunakan untuk mempertimbangkan :

  • Penilaian kinerja produk dan jasa;
  • Pengembangan dan/atau perancangan ulang produk dan jasa;
  • Pengubahan praktik dan prosedur organisasi;
  • Pelatihan ulang karyawan;
  • Penilaian ulang kebutuhan untuk menginformasikan pihak berkepentingan;
  • Penyediaan peringatan dini potensi ketidakpatuhan;
  • Perancangan ulang atau peninjauan kendali;
  • Peningkatan langkah notifikasi dan eskalasi (internal dan eksternal).

 

2. Eskalasi  (10.1.2)

Proses eskalasi yang jelas dan tepat waktu sebaiknya diadopsi dan dikomunikasikan untuk memastikan semua ketidakpatuhan diungkapkan, dilaporkan dan akhirnya dieskalasikan kepada manajemen yang relevan, dan fungsi kepatuhan diinformasikan dan mampu mendukung eskalasi.

Sistem manajemen kepatuhan yang efektif sebaiknya mencakup mekanisme bagi karyawan organisasi atau pihak lain untuk melaporkan dugaan atau kejadian aktual penyimpangan atau pelanggaran terhadap kewajiban kepatuhan organisasi secara rahasia dan tanpa rasa takut akan pembalasan.

 

3. Peningkatan berkelanjutan (10.2)

Organisasi sebaiknya mencari peningkatan secara berkelanjutan terhadap kesesuaian, kecukupan dan keefektifan sistem manajemen kepatuhan.

Informasi yang dikumpulkan, dianalisis dan dievaluasi kesesuaiannya serta disertakan dalam laporan kepatuhan, sebaiknya digunakan sebagai dasar untuk mengidentifikasi peluang peningkatan kinerja kepatuhan organisasi.

 

DAFTAR REFERENSI

  • ISO 19600 : 2014 Compliance Management System-Guidelines.