MENGENAL KEPEMIMPINAN DALAM BAGAN ALUR SISTEM MANAJEMEN KEPATUHAN

Penulis : Agustinus Haryono
Sekretaris Jenderal ICoPI

Mengacu pada SNI ISO 19600 : 2014 Sistem Manajemen Kepatuhan – Pedoman digambarkan adanya suatu bagan alur sistem manajemen kepatuhan. Pada kesempatan ini penulis akan menguraikan isi pada bagian Kepemimpinannya yang ada dalam bagan alur sistem tersebut yang meliputi :

1. Kepemimpinan dan komitmen (5.1)

Dewan tata kelola dan manajemen puncak sebaiknya menunjukkan kepemimpinan dan komitmen terhadap sistem manajemen kepatuhan dengan :

• Penetapan dan penjunjungan nilai-nilai inti organisasi;
• Pemastian kebijakan kepatuhan dan tujuan kepatuhan ditetapkan dan konsisten dengan nilai, tujuan dan arah strategis organisasi;
• Pemastian kebijakan, prosedur dan proses dikembangkan dan diterapkan untuk mencapai tujuan kepatuhan;
• Pemastian sumber daya yang diperlukan untuk sistem manajemen kepatuhan tersedia, dialokasikan dan ditugaskan;
• Pemastian terjadinya integrasi persyaratan sistem manajemen kepatuhan ke dalam proses bisnis organisasi;
• Pengomunikasian tentang pentingnya sistem manajemen kepatuhan yang efektif dan tentang pentingnya untuk selalu sesuai dengan persyaratan sistem manajemen kepatuhan tersebut;
• Pengarahan dan pendukungan orang untuk berkontribusi terhadap keefektifan sistem manajemen kepatuhan;
• Pendukungan peran manajemen lain untuk menunjukkan kepemimpinan pada area tanggung jawab kepatuhan mereka;
• Pemastian keselarasan antara sasaran operasional dengan kewajiban kepatuhan;
• Penetapan dan pemeliharaan mekanisme akuntabilitas termasuk pelaporan tepat waktu terhadap masalah kepatuhan dan termasuk penanganan bila ada ketidakpatuhan;
• Pemastian sistem manajemen kepatuhan mencapai hasil keluaran yang diharapkan;
• Pemromosian peningkatan berkelanjutan.

2. Kebijakan kepatuhan (5.2)

Dewan tata kelola  dan manajemen puncak sebaiknya dengan berkonsultasi dengan karyawan dalam menetapkan kebijakan kepatuhan yang:

• Sesuai dengan maksud dari organisasi;
• Menyediakan kerangka kerja untuk menetapkan tujuan kepatuhan;
• Mencakup komitmen untuk memenuhi persyaratan yang telah diterapkan;
• Mencakup komitmen untuk peningkatan berkelanjutan sistem manajemen kepatuhan.

Kebijakan kepatuhan sebaiknya ditetapkan selaras dengan nilai-nilai, tujuan dan strategi organisasi serta didukung oleh dewan tata kelola. Kebijakan kepatuhan menetapkan prinsip utama dan komitmen tindakan organisasi untuk memenuhi kepatuhan. Kebijakan kepatuhan menetapkan tingkat tanggung jawab dan kinerja yang dipersyaratkan serta menetapkan harapan yang akan dipakai menilai tindakan.

Kebijakan kepatuhan sebaiknya sesuai dengan kewajiban kepatuhan organisasi yang muncul dari aktivitasnya. Kebijakan kepatuhan tidak boleh berdiri sendiri, tetapi sebaiknya didukung oleh dokumen lain termasuk kebijakan, prosedur dan proses operasionalnya.

Pengembangan kebijakan kepatuhan sebaiknya memperhatikan :

• Kewajiban internasional, regional atau lokal;
• Strategi, tujuan dan nilai-nilai organisasi;
• Struktur dan kerangka kerja tata kelola organisasi;
• Sifat dan tingkat risiko kepatuhan yang berkaitan dengan ketidakpatuhan;
• Kebijakan, standar dan kode etik internal lain.

3. Peran, tanggung jawab dan wewenang organisasional (5.3)

Manajemen puncak sebaiknya memastikan tanggung jawab dan wewenang untuk peran yang relevan telah diberikan dan dikomunikasikan di dalam organisasi.

Dewan tata kelola dan manajemen puncak sebaiknya memberikan tanggung jawab dan kewenangan kepada fungsi kepatuhan  untuk :

• Pemastian sistem kepatuhan konsisten dengan standar ini;
• Pelaporan kinerja sistem manajemen kepatuhan kepada dewan tata kelola dan manajemen puncak.

Agar sistem manajemen kepatuhan efektif, dewan tata kelola dan manajemen puncak sebaiknya memimpin dengan memberikan contoh, dengan mengikuti dan secara aktif mendukung kepatuhan dan sistem manajemen kepatuhan.

Banyak organisasi memiliki orang khusus misalnya petugas kepatuhan yang bertanggung jawab terhadap menajemen kepatuhan sehari-hari, dan beberapa organisasi memiliki komite kepatuhan lintas fungsi untuk mengkoordinasikan kepatuhan di seluruh organisasi.

Beberapa organisasi bergantung pada ukuran juga memiliki orang yang mempunyai tanggung jawab menyeluruh terhadap manajemen kepatuhan, meski ini boleh berupa tambahan terhadap peran atau fungsi lain, termasuk komite yang sudah ada, unit organisasi atau elemen yang dialihdayakan kepada pakar kepatuhan. Hal ini tidak boleh dianggap sebagai pembebasan tingkatan manajemen lain dari tanggung jawab kepatuhan mereka, karena semua manajer memiliki peran dalam sistem manajemen kepatuhan. Oleh karena itu, tanggung jawab mereka tersebut ditentukan dengan jelas dan disertakan di dalam uraian kerja.

Fungsi kepatuhan bekerja sama dengan manajemen sebaiknya bertanggung jawab untuk :

• Pengidentifikasian kewajiban kepatuhan dengan dukungan sumber daya yang relevan dan menerjemahkan kewajiban tersebut menjadi kebijakan, prosedur dan proses yang dapat dikerjakan;
• Pengintegrasian kewajiban kepatuhan ke dalam kebijakan, prosedur dan proses yang ada;
• Penyediaan atau pengorganisasian dukungan pelatihan berkelanjutan untuk karyawan guna memastikan semua karyawan yang relevan mendapat pelatihan secara reguler;
• Pemromosian penyertaan tanggung jawab kepatuhan kedalam uraian kerja dan proses manajemen kinerja karyawan;
• Pengaturan sistem pelaporan dan dokumentasi kepatuhan;
• Pengembangan dan penerapan proses informasi seperti keluhan dan/atau umpan balik melalui saluran siaga, sistem pelaporan pelanggaran dan mekanisme lain;
• Penetapan indikator kinerja kepatuhan serta memantau dan mengukur kinerja kepatuhan;
• Penganalisisan kinerja untuk mengidentifikasi kebutuhan tindakan korektif;
• Pengidentifikasian risiko kepatuhan dan mengelola risiko kepatuhan yang berkaitan dengan pihak ketiga seperti pemasok, agen, distributor, konsultan dan kontraktor;
• Pemastian sistem manajemen kepatuhan ditinjau pada interval terencana;
• Pemastian keberadaan akses kepada nasihat profesional yang sesuai dalam penetapan, penerapan dan pemeliharaan sistem manajemen kepatuhan;
• Penyediaan bagi karyawan akses kepada sumber daya pada prosedur dan acuan kepatuhan;
• Penyediaan nasihat yang objektif kepada organisasi tentang hal-hal yang berkaitan dengan kepatuhan.

4. Tanggung jawab manajemen (5.3.5)

Manajemen sebaiknya bertanggung jawab terhadap kepatuhan dalam area tanggung jawabnya yang mencakup :

• Bekerja sama dan mendukung fungsi kepatuhan serta mendorong karyawan untuk melakukan hal yang sama;
• Secara pribadi mematuhi dan terlihat mematuhi kebijakan, prosedur dan proses serta menghadiri dan mendukung aktivitas pelatihan kepatuhan;
• Mengidentifikasi dan mengomunikasikan risiko kepatuhan pada operasi mereka;
• Secara aktif melakukan dan mendorong bimbingan, pendampingan dan supervisi karyawan untuk mendukung perilaku kepatuhan;
• Mendorong karyawan untuk mengajukan kekhawatiran kepatuhan;
• Secara aktif berpartisipasi dalam pengelolaan dan penyelesaian insiden dan isu yang berkaitan dengan kepatuhan;
• Mengembangkan kesadaran karyawan terhadap kewajiban kepatuhan serta mengarahkan mereka untuk memenuhi persyaratan pelatihan dan kompetensi;
• Memastikan kepatuhan disertakan dalam uraian kerja;
• Pengintegrasian kinerja kepatuhan ke dalam penghargaan kinerja karyawan;
• Pengintegrasian kinerja kepatuhan ke dalam praktik bisnis yang ada serta prosedur di dalam area tanggung jawab mereka;
• Bersama fungsi kepatuhan, memastikan kebutuhan tindakan korektif diterapkan setelah diidentifikasi;
• Pengawasan pengaturaan alih daya untuk memastikan mereka memperhatikan kewajiban kepatuhan.

5. Tanggung jawab karyawan (5.3.6)

Semua karyawan termasuk manajer sebaiknya :

• Mengikuti kewajiban kepatuhan di organisasi yang relevan dengan posisi dan tugas mereka;
• Berpartisipasi dalam pelatihan sesuai dengan sistem manajemen kepatuhan;
• Menggunakan sumber daya kepatuhan yang tersedia sebagai bagian dari sistem manajemen kepatuhan;
• Melaporkan kekhawatiran, isu dan kegagalan kepatuhan.

DAFTAR REFERENSI

• ISO 19600 : 2014 Compliance Management System-Guidelines.